Ciclo PDCA: como se manter em constante melhoria

O mercado está cada vez mais competitivo, e, para se destacarem neste cenário, as empresas precisam buscar constantemente a excelência no serviço prestado. Para atingir este objetivo, o planejamento estratégico e acompanhamento dos resultados são essenciais, no entanto, gerir todas as etapas da cadeia de suprimentos não é uma tarefa simples.

Devido às dificuldades enfrentadas pelos gestores na administração empresarial, diversos modelos de gestão foram sendo criados no intuito de otimizar e simplificar esta tarefa. Um destes modelos é o Ciclo PDCA.

Trata-se de um modelo desenvolvido na década de 1920 pelo físico estadunidense Walter Andrew Shewart, conhecido pelo seu pioneirismo na área de controle estatístico de qualidade. O objetivo do ciclo é a melhoria no nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades e da padronização de informações, o que minimiza as chances de erro na tomada de decisões importantes.

pdcaRecebeu esta nomenclatura devido às palavras em inglês que compõem a sigla e representam cada uma das etapas do ciclo:

  1. P: Plan (planejar);
  2. D: Do (executar);
  3. C: Check (checar, analisar);
  4. A: Act (agir).

Planejamento: é a primeira etapa do ciclo. Nela, são definidos os objetivos da empresa, os métodos que serão utilizados para atingí-los e os indicadores que servirão como instrumento de mensuração de resultados. Com estes dados em mãos, a empresa pode bolar um plano de ação mais assertivo para atingir suas metas. É uma etapa crucial, pois um projeto bem elaborado pode impedir falhas futuras e gerar um enorme ganho de tempo.

Execução: depois de definir os processos na fase do planejamento, essa é a etapa onde se coloca o plano em prática, de forma rigorosamente fiel ao que foi planejado. A fase da  execução é subdividida em outras três etapas: primeiramente, realiza-se o treinamento dos funcionários e gestores envolvidos no projeto, capacitando-os para executar suas tarefas com eficácia. Depois, acontece a realização propriamente dita do plano de ação, e, por último, a coleta de dados e informações sobre os resultados obtidos para que seja possível a avaliação futura da eficiência do plano.

Checagem: é neste estágio que se mensura os resultados obtidos através dos dados coletados na etapa anterior. Por meio desta mensuração, é possível identificar se há brechas no projeto ou se ele está sendo corretamente executado. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução, observando se o trabalho está sendo bem feito, e ao final dela, através do monitoramento dos índices de qualidade e produtividade.

Ação: com a análise de dados completa, chega-se na “última” etapa, na qual são aplicados ajustes e ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. É simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apuração do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com novas diretrizes e parâmetros, visando sempre a máxima eficiência.

A principal vantagem de utilizar o PDCA é a constante busca por melhorias e otimização dos processos. Muitas empresas o usam, também, para aumentar a confiabilidade dos processos e padronizá-los dentro da empresa, pois o ciclo possui um formato intuitivo e sem grandes dificuldades para sua aplicação.

Vale ressaltar, no entanto, que o PDCA é um ciclo. Sendo assim, não se pode pular etapas, pois isso pode afetar negativamente os resultados. Além disso, as melhorias devem ser contínuas, portanto o ciclo deve se repetir com frequência para que a empresa atinja um alto nível de qualidade e desenvolvimento.

O desenvolvimento de modelos de gestão como este só comprovam a importância do planejamento estratégico para uma gestão eficiente. Obviamente, esta é somente uma das inúmeras soluções desenvolvidas para simplificar a vida dos gestores. Cabe a cada um a tarefa de decidir que estratégia utilizar para se manter competitivo no mercado.

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